首次線上會議完整指南：與遠方或海外潛在成員線下見面前需要討論的事項

1. 為什麼「先線上後線下」很重要？

到目前為止，我寫的文章涵蓋了尋找樂團成員的整個流程，從撰寫招募廣告到篩選申請人。在上一篇文章中，我重點介紹了面對面的篩選，特別是讓申請人到錄音室一起演奏音樂來評估他們。然而，這種方法的前提是候選人居住在同一個城市，並且能夠在工作日晚上或週末輕鬆地在錄音室見面。實際上，很多申請人並不符合這個條件。

我們收到來自遙遠縣的信息，他們說：“我聽了你們的音樂後聯繫了你們。” 我們也收到一些居住在海外、日語還不太流利的人的申請，他們說：“我想在日本組建一支樂隊。” 在這種情況下，要突然說“好的，那請來參加我們下次的排練吧”遠比想像中要難得多。考慮到交通成本、旅行時間和他們來日本的時間安排，如果事先從未與他們溝通，就決定“當面確認”，這無疑從一開始就縮小了候選人的範圍。

因此，我建議在進行面對面面試之前，正式將線上視訊會議納入甄選流程。雖然視訊會議技術本身並不新鮮，但在面對面的樂團活動中，人們常常因為「線上溝通不值得」而放棄使用。事實上，情況恰恰相反；在見面之前進行線上溝通，才是尊重彼此時間、避免一開始就將身處異地或海外的候選人排除在外的最有效方式。根據日本總務省發布的《 資訊與通訊白皮書》 ，近半數公司已經引入了遠距辦公或線上會議，首次透過螢幕進行的交流已不再是什麼新鮮事。因此，在樂團活動的初期階段，沒有理由不使用線上溝通。

如前文「外國人與日本人組成樂團」部分所述， Membo是一個多語言服務平台，供在日外國用戶尋找樂團成員使用。隨著招募和申請的機會越來越多，無論國籍或居住地如何，聯繫的機會也越來越多，因此，在見面之前先進行「線上見面」這一步驟，對於未來尋找樂隊成員而言變得至關重要。

2. 從招募到面對面會議，在線上參與在其中扮演什麼角色？

讓我們花點時間來闡明本文與先前文章的連結。我們討論瞭如何在組建樂團之前透過確定事項來明確方向，如何透過撰寫招募廣告來吸引人才，以及如何透過討論如何從申請者中篩選來評估候選人。本文討論的線上會議定位為一個中間步驟，介於接收申請和進行第一次面對面會議（錄音室排練或觀摩）之間。

並非每份申請都需要線上面試。如果您與應徵者居住在同一城市，並且從他們的個人資料和自我介紹中可以看出彼此非常契合，可以直接安排線下工作室實踐。線上面試在以下三種情況下特別有用：① 當應徵者身處異地或海外，您希望在見面之前確認其是否在場；② 當應徵者使用日語以外的語言，您希望提前了解其溝通能力；③ 當您有多位應徵者，希望在見面之前篩選出合適的人選。

關於第三點，正如我在《同時申請多個樂團可以嗎？ 》一文中提到的，申請者同時考慮多個樂團的情況並不少見。對於雙方而言，在突然見面之前先在線確認方向，可以減輕彼此的負擔。

3. 在線上會議開始時需要共識的五件事

線上聚會並非為了評斷你的遊戲技巧。相反，我認為它是一個機會，讓你們通過30分鐘到1小時的交流，大致確認彼此是否能夠合作——這些基礎問題如果在遊戲開始前沒有得到確認，很可能會在未來引發問題。根據我所見所聞，我總結了五個你們至少應該討論的話題。

正如「如何篩選申請人」部分所述，音樂品味總是會存在差異，而這些差異無法僅從個人資料中列出的喜愛音樂類型來判斷。即使有人說“我喜歡西方搖滾樂”，他們心目中的樂團可能完全不同。與他們面對面交談，聆聽他們的聲音，比僅僅透過文字交流更能快速判斷彼此是否合適。您可以將Membo個人資料中列出的喜愛音樂類型和樂器作為談話的起點，最好在通話過程中確認一些細節。

對於有在職人士的樂團來說，活動頻率（第二點）尤其重要。正如我在《如何平衡樂團活動和全職工作的完整指南》中所述，能否在工作日晚上聚會，還是只能在周末每月聚會幾次，是導致加入樂團後熱情差異的最大原因。如果你們在網路上確認彼此的期望，例如“我們希望至少每週聚會一次”或“每月兩次剛剛好”，那麼在實際見面時就能顯著減少不匹配的情況。尤其要注意的是，能夠順利維持的頻率會因為對方是學生還是在職人士，以及是否同時參與其他樂團而有很大差異。

第三點中提到的費用問題在「資金和規則」部分有詳細說明，該部分會在確定新成員後首先討論。但是，與其在決定加入後才首次討論費用問題，不如在網絡溝通階段就分享一些大致的想法，例如“工作室費用均攤”和“每人自帶器材”，這樣有助於後續的討論更加順暢。如果候選人來自海外，儘早坦誠地討論他們對差旅和住宿費用的想法也對大家都有好處。

第四點對於居住地較遠或海外的候選人尤其重要。務必從一開始就明確對方的居住地是否足夠近，可以定期來工作室，還是暫時只能透過交換音訊檔案和線上練習來溝通。距離本身不是問題，問題在於彼此期望的差異，這可能會導致日後出現問題。如果雙方都抱持著「最終搬到一起見面」的長期願望，或者能夠接受「目前只能每年見面幾次」的前提，事情的發展方式將會截然不同。

第五點，也就是你們的目標方向，常常被忽略，但它或許是最重要的。你們只是想每月聚一次，把音樂當作愛好來玩，還是想認真地發展音樂事業，目標是在現場演出場所表演並發行唱片？如果在熱情程度上沒有達成共識就貿然加入，以後可能會很尷尬，大家會說：「這跟我預想的不一樣。」 如果在網路交流階段坦誠溝通，最終對雙方都有好處。

如果您不確定第一則訊息該寫些什麼…

與其在收到申請後立即提議在線通話，不如先使用Membo的訊息功能進行一些簡短的交流，然後再安排線上會議。第一則訊息只需包含三點：① 感謝您的申請，② 簡單的自我介紹，③ 提出線上交流的請求。與其發送冗長的訊息讓申請人感到畏懼，不如像「我們在線上聊30分鐘怎麼樣？」這樣輕鬆的邀請方式，更容易讓申請人做出回應。

4. 如果聲音無法同步，可以採取哪些措施？ | 共享音訊來源和交換分配的歌曲

當然，線上會議無法實現實際演奏和聲音協調。考慮到網路連線固有的延遲，最好假設多人同時演奏樂器的「線上合奏」幾乎不可能實現。然而，即便無法一起演奏，也不代表沒有辦法評估彼此的演奏能力和默契程度。

• 請提交過往演出視訊和音訊錄音：申請者需事先提交過往演出的視訊和音訊錄音。即使是用智慧型手機拍攝的練習影片也完全可以接受。
• 每位參與者錄製並發送自己演奏同一首指定曲目：選擇一首候選曲目，每位參與者（或僅申請人）單獨錄製自己的演奏。然後，他們透過線上通話分享螢幕或提前發送錄音來聆聽彼此的演奏。這樣，參與者可以檢查節奏和細節上的差異。
• 對於演奏原創歌曲而不是翻唱歌曲的樂團：分享簡單的和弦進行或旋律片段（如「讓我們創作原創歌曲」中介紹的那樣），並徵求相關想法，可以有效地統一音樂風格。

這些都是在進行線下工作室練習前的「初步檢查」。雖然它們與實際一起演奏的感覺有所不同，但比起什麼都不檢查就直接開始練習，這些準備工作要有效得多。建議在線上會議期間留出一些時間，一邊共享螢幕，一邊收聽事先發送的音訊和視訊文件，並分享彼此的想法。

在要求提供音訊或視訊錄影時，不僅要查看「完美演奏的一鏡到底」的錄影，還要查看練習過程以及申請人失誤的片段。這有助於更準確地了解他們的實際技能水平。精心剪輯、用於社交媒體的視頻，有時會在見面時造成預期與現實之間的差距。反之，從申請人的角度來看，展示他們樸實無華的日常演奏最終有助於避免匹配錯誤。 Membo 的訊息功能可讓線上會議前後順暢地交換視訊和音訊檔案的連結。

5. 如何與有語言障礙的人溝通

如果對方不懂日語，或是你自身英語或其他語言能力不足，那麼線上面對面交流的門檻似乎更高。然而，我認為，讓這種怯懦阻礙你，從而推遲聯繫，才是最大的錯失良機。只要稍加巧思，就能克服大部分語言障礙。

首先， Membo的訊息介面有一個翻譯開關。開啟後，對方用母語發送的訊息會自動翻譯並顯示，這樣您在安排線上會議或提前交換訊息時，就無需費力地用不熟悉的語言組織句子。近年來， 機器翻譯的準確率有了顯著提高，但需要注意的是，它並非完美無缺。細微的差別可能會遺失，一些音樂術語也可能無法準確翻譯。因此，建議您不要完全依賴翻譯文字來確認重要事項（例如活動頻率和費用估算），而應在通話過程中以簡單的語言再次確認。

以下技巧在實際撥打電話時非常有效：

• 說話慢一點，句子短一點：簡單地將句子拆分成更短的句子，避免使用行話，說話太快，就能大大提高別人理解你的意思的能力。
• 也可以使用文字：如果您聽不清楚某些字詞或專有名詞，請將它們輸入聊天框並顯示給聽眾。許多訊息，例如樂團名稱和歌曲標題，以文字形式呈現比聽覺形式更容易理解。
• 在共享螢幕時使用翻譯應用程式：在智慧型手機上安裝翻譯應用程式非常實用，當您遇到困難時，可以立即輸入翻譯並與他人分享。
• 不要假裝聽懂：從一開始就營造一種氛圍，讓雙方如果沒聽清可以坦誠地說“你能再說一遍嗎？”，這樣可以減少以後的誤會。

正如我在之前那篇關於外國人與日本人組建樂團的文章中所寫，即使語言不通，對音樂本身的熱情和合作的願望也能透過螢幕充分傳遞。因此，在僅僅因為語言差異而排除某人之前，我建議至少嘗試與他們交流一次，可以使用翻譯功能或其他方法。

不要被直接語言和間接語言之間的區別所迷惑。

讓我們簡單探討文化差異，不僅體現在詞語本身，也體現在溝通方式上。在日本，人們通常傾向於間接表達而非直接溝通，但根據對方的母語和成長環境，他們可能成長於一個更習慣直接表達意見的文化中。即使對方在網路會議中坦率地說“這樣的活動頻率對我來說可能比較困難”，這並非無禮之言，而只是實話實說。以「餘裕」（yoyū，意為寬容）的態度看待問題，有助於減少誤解。反之，當你主動溝通時，間接表達在翻譯過程中可能會丟失原有的細微差別，因此在表達條件和請求時，務必盡可能清晰明了。

6. 實際操作流程 | 工具、行程調整、時區、連線確認

以下是實際設定線上會議所涉及的具體步驟概述。

決定使用哪些工具

您無需建立新的特殊帳戶； Zoom等視訊會議應用程式的免費套餐，或者您常用即時通訊應用程式的視訊通話功能就足夠了。關鍵不在於使用高科技工具，而是選擇對方能夠輕鬆使用的工具。考慮到對方可能只有智慧型手機，因此請選擇一種能夠盡可能簡化應用程式安裝和存取邀請連結的方式。

確定日期

最穩健的做法是提供兩到三個備選日期，讓對方選擇。與海外候選人溝通時，請務必注意時區差異。僅僅說「晚上8點開始」可能會造成嚴重誤解，因為不同的地區晚上8點指的是不同的時間。溝通日期和時間時，最好養成同時說明兩個時間的習慣，例如「日本時間晚上8點（當地時間凌晨0點左右）」。

連線檢查和備份

通話開始時麥克風或攝影機故障的情況並不少見，導致前十分鐘因連接問題而浪費。為了避免浪費寶貴的時間，最好雙方在預定通話時間前稍作準備，測試連線情況，並約定備用通話方式（例如電話或語音聊天），以防通話出現問題。

30分鐘課程範例

第一次線上會議出現尷尬的沉默是很常見的，因為你不知道該聊些什麼。記住以下時間安排可以幫助你順利引導對話。

當然，你不必完全按照這個流程來，但事先分享一個大致的提綱可以幫助你節省有限的時間，避免遺漏任何內容。另外，最好提前透過Membo發送訊息，說明「我今天想按這個順序討論」。

7. 誠實地寫一些你在網路上找不到的東西。

到目前為止，我主要寫的是線上面對面會議的優勢，但我也需要坦誠地說，你不可能只透過線上會議就了解所有事情。

• 實際感知音量和聲壓：透過揚聲器或耳機在螢幕上聽到的聲音與在錄音室中沉浸在現場樂器聲音中的感覺完全不同。
• 節奏感與時機感：一起演奏時節奏的融合方式，也就是所謂的“節奏感”，只有透過一起演奏才能理解。
• 實際設備：僅憑螢幕上的描述無法完全了解您所擁有的樂器和擴大機的實際狀況以及您的聲音偏好。
• 窺探他們的個性：練習後或到工作室路上的閒聊也能看出彼此的合拍程度。在有限的線上交流時間內，很難完全了解這一點。

因此，正確的做法是將線上會議視為線下會議的準備環節，而不是線下會議的替代方案。即使您在線上印象良好，也不要立即決定加入；我們強烈建議您在最終決定前至少參加一次線下工作室練習。

8. 決定是否進行面對面會議的標準

在線上會議結束後，我們整理了一份因素清單，以幫助您決定是否進行面對面課程（例如參觀工作室或參加試聽課）。

並非每項條件都需要完美搭配。重要的是檢查是否存在明顯的決定性因素（例如根本不同的發展方向或不切實際的參與頻率）。如果您感覺即使只有一絲可能性，都可以進入下一步：見面。如果您在網路階段就要求過高的完美，可能會錯過一段潛在的緣分，而這段緣分如果當面見面或許就能發展成一段美好的關係。

9. 如何禮貌地拒絕

有時候，線上會議結束後，你可能會意識到自己並不適合加入樂團。如何表達這一點，你需要仔細考慮。

首先，務必對他們的申請以及抽出時間與您交談表示感謝。除此之外，無需詳細列舉原因。除了像「看來這次我們不太合適」這樣簡單的表述外，如果可以，請簡要說明主要原因，例如「活動頻率方面似乎有些困難」或「我們的目標略有不同」。這有助於他們在尋找下一個機會時做出明智的選擇。

同時申請多個樂團可以嗎？如上所述，申請者通常希望有機會與其他樂團同台演出，所以請盡快回覆。拖延回覆會浪費他們最大的時間。

10. 過渡到面對面會議的流程

如果線上會議結束後，你萌生了「我真的很想和你見面」的想法，那麼下一步就是安排線下見面。請參考「如何租用練習場地/錄音室」指南預訂場地，然後按照第一份樂團排練指南中的步驟，開始一起演奏音樂。

對於來自遠方或海外的候選人來說，可能需要一段時間才能安排面對面會談。在此期間，繼續進行線上交流和交換錄音有助於最大限度地減少最終見面時可能出現的理解偏差。最好不要急於下結論，而是有效地結合線上和線下溝通，以雙方都感到舒適的節奏發展關係。

11. 線上面對面會議中的常見陷阱和成功模式

我們已經了解如何進行線上面對面會議，但在多次實踐之後，我們發現了一些規律，這些規律體現在哪些方面行之有效，哪些方面容易出錯。與其分享個別案例，不如讓我總結一下這些普遍存在的模式。

反之，一些成功的模式也存在共通性。首先，如果通話前已發送音頻或表演視頻，有限的通話時間可以作為“交換反饋的時間”，從而促成更深入的討論。其次，如果提出兩到三個備選日期並由對方選擇，則在時間安排上產生誤解的可能性較小。此外，如果在線上互動中雙方方向不一致，那麼越早溝通達成一致，而不是拖延，對雙方的負擔就越輕。另一方面，如果在看似正面的回應之後突然中斷溝通，往往會讓雙方都感到不快。

關鍵不在於任何特殊技巧，而是你如何認真處理本文中提到的“要點①至⑤的協調”、“假設無法實現語音同步的準備工作”、“克服語言障礙的策略”以及“實際安排”，尤其是在通話前後。你無需追求完美的面對面會談，但事先了解可能出現問題的情況，會讓當天的流程更加順暢。

12. 總結 | 從一開始就不要將螢幕另一端的人排除在你的候選人名單之外。

本文探討了在收到申請到正式開始線下工作室練習之間穿插線上會議的益處和具體方法。文章涵蓋五個關鍵面向：音樂性、活動頻率、成本效益、活動領域和預期方向。此外，文章還解釋瞭如何透過分享音訊檔案和交換指定曲目來評估學員的熱情（即使無法一起演奏），以及如何利用翻譯工具和溝通技巧克服語言障礙。所有這些都是為了避免僅僅因為學員身處異地或海外而錯失建立良好關係的機會。

與其因為差旅費用或時間而放棄見面，不如先嘗試視訊通話。這或許能讓你認識之前從未考慮過的人。使用Membo拓展你與日本各地乃至海外求職者的聯繫，充分利用線上溝通環節。

Membo的招募清單涵蓋各種形式、風格和地區的樂團。如果您不確定如何進行線上會議，請參閱Membo的說明頁面、使用者指南和應用程式使用頁面。管理層的最新資訊可在公告頁面查看，文章的詳細背景資訊可在作者頁面查看。短短30分鐘的螢幕交流，或許就能開啟與遠方音樂人合作的新樂團之旅。